Menu Pendaftaran Rawat Jalan

Menu Pendaftaran Rawat Jalan

Notes
Apply To : Trustmedis Suite, Trustmedis Clinic

Pada menu Pendaftaran Rawat Jalan ini Anda bisa dengan mudah mendaftarkan pasien yang belum ataupun yang sudah memiliki nomor rekam medis pada faskes Anda.
  1. Mendaftarkan Pasien Baru NON BPJS
    Mendaftarkan pasien baru yang belum memiliki nomor rekam medis, Anda bisa ikuti langkah-langkah berikut,
    1. Masuk ke menu Admisi > Front Office > Pendaftaran Rawat Jalan.
    2. Lalu klik tombol “Pasien Baru”

    3. Kemudian sistem akan memunculkan notifikasi pilahan bahasa yang akan digunakan saat pengisian form pendaftaran baru.

    4. Anda dapat menambahkan data identitas lain selain KTP pasien dengan mengklik tombol "Tambah".

      Kemudian pilih data identitas yang akan digunakan pasien, kemudian masukkan nomor ID lalu klik tombol Update. Data identitas yang muncul pada kolom Tipe ID berdasarkan data yang dibuat pada master ID.
    5. Kemudian Anda juga dapat menambahkan foto pasien dengan cara mengupload foto atau mengambil langsung foto pasien dari form ini.

    6. Kemudian isikan data pasien yang ada pada bagian "Profil" dan pastikan kolom yang memiliki tanda bintang merah (*) tidak kosong. Anda juga dapat melengkapi data pasien seperti di bagian "Detail", "Alama" atau bagian "Keluarga/Wali Pasien".

      Jika data pada form ini sudah diisikan silahkan klik tombol Simpan.
    7. Pilih cara masuk pasien yang akan mendaftar ke unit rawat jalan.

    8. Pilih cara bayar pasien menggunakan UMUM / ASURANSI atau PERUSAHAAN
    9. Klik “Pilih Dokter” yang akan menangani, di sebelah kolom kanan terdapat keterangan kuota pasien yang dapat dilayani dan akan menampilkan pop-up notifikasi jika kuota sudah penuh.
    10. Lalu tentukan biaya admin pasien dengan memilih radio button "Ya" atau "Tidak".

    11. Pilih dan isikan data Polis jika Anda memilih pembayaran PERUSAHAAN.

    12. Setelah itu Klik tombol “Daftarkan”.


  2. Mendaftarkan Pasien Lama Tanpa Bridging BPJS
    Perbedaan cara mendaftarkan pasien yang sudah memiliki nomor rekam medis adalah Anda tidak perlu mengisi data pada form Pasien Baru melainkan langsung mencari pasien seperti cara dibawah,
    1. Klik segitiga terbalik ( ⮟ ) pada kolom "Cari Data Pasien Anda" dengan memilih BPJS / Non BPJS / Pasien Karyawan / Kontrol Ulang atau Anda juga bisa melihat data pada List Pasien Booking.

    2. Jika Anda pilih  BPJS / Non BPJS / Pasien Karyawan Anda akan diarahkan untuk melakukan pencarian pasien yang sudah memiliki nomor RM. Anda bisa mencari pasien dengan menuliskan nomor RM pasien atau nama pasien atau alamat dan tanggal lahir pasien, kemudian klik tombol "Cari".

    3. Jika data pasien sudah ditemukan pilih pasien kemudian klik tombol “Pilih”.
    4. Setelah itu Anda bisa lanjutkan proses pendaftaran seperti pada point A-9 yaitu menentukan dokter yang melayani lalu lanjutkan seperti pada point A-10 yaitu menentukan pendaftaran tersebut memiliki biaya admin atau tidak.
    5. Setelah itu Klik tombol “Daftarkan”.

  3. Mendaftarkan Pasien Baru / Lama BPJS dengan Bridging Vclaim BPJS
    Perbedaan Bridging dan Non Bridging terletak pada cara pencarian pasien yang terkoneksi dengan data BPJS serta bisa langsung melakukan proses Cetak SEP. Berikut penjelasannya.
    1. Pada menu pendaftaran rawat jalan Anda dapat memilih pasien dengan klik segitiga terbalik  ( ⮟ ) pada kolom "Cari Data Pasien Anda" kemudian pilih BPJS.
    2. Setelah itu sistem akan menampilkan form pencarian data pasien dimana Anda dapat mencari pasien berdasarkan Kartu BPJS, No. KTP/NIK, Nomor Rujukan atau Nomor SEP.

    3. Kemudian tekan Enter pada keyboard dan Anda akan masuk pada form Data Pasien jika pasien terbaca sebagai pasien baru. Pada form ini Anda wajib mengisikan data pasien pada bagian "Profil" dan data kolom-kolom yang diperlukan, setelah itu klik tombol simpan dan sistem akan menampilkan form "Cetak SEP"

      Jika pasien yang didaftarkan adalah pasien lama, maka sistem akan langsung menampilkan form "Cetak SEP". Selanjutnya Anda dapat melengkapi data yang ada di form SEP ini sesuai dengan tujuan pasien berobat.

      Data yang perlu diperhatikan,
      1. Jenis Kunjungan
        Pada bagian ini Anda dapat menentukan apakah pasien ini termasuk rujukan FKTP, rujukan internal, kontrol ataukah rujukan antar RS. Lalu pastikan dokter DPJP pada kolom DPJP yang ada pada bagian Validasi terisi. Nama dokter yang muncul sesuai dengan jadwal HFIS dan Anda dapat mengupdate jadwal HFIS pada Menu Jadwal Dokter.
      2. Detail Data Kunjungan
        Pada bagian ini Anda dapat menentukan bentuk kunjungan pasien apakah termasuk kunjungan normal, prosedur ataukah konsul dokter. Kemudian sesuaikan kolom yang lain sesuai dengan tujuan kunjungan si pasien.

    4. Pada bagian Verifikasi akan otomatis terisi karena data diambil dari server BPJS, Anda dapat memastikan data pada kolom No. Telp, No. Kartu, No. RM dan Poli tidak kosong.
    5. Anda dapat melakukan pengecekan data rujukan sudah sesuai atau belum dengan klik tombol "Validasi Rujukan".
    6. Jika pasien didaftarkan tidak melalui mobile JKN maka Anda wajib menambahkan antrian dengan klik tombol "Tambah Antrean JKN".

    7. Jika semua sudah diisikan dengan sesuai, Anda bisa klik tombol "Simpan SEP" dan sistem akan mencetak otomatis SEP pasien.
    8. Setelah itu Anda bisa lanjutkan proses pendaftaran seperti pada point A-9 yaitu menentukan dokter yang melayani lalu lanjutkan seperti pada point A-10 yaitu menentukan pendaftaran tersebut memiliki biaya admin atau tidak.
    9. Pastikan pasien termasuk pasien yang menggunakan cara bayar BPJS dengan COB atau tidak, jika pasien adalah pasien yang menghendaki cara bayar COB maka pilih "Ya" pada radio button "COB ?"

      Jika Pasien termasuk COB maka klik tombol "Pilih Polis COB" untuk mengisikan detail polis yang digunakan oleh pasien. Tentukan nama perusahaan sampai kelas yang dipilih pasien, kemudian klik tombol "Simpan".

    10. Setelah itu Klik tombol “Daftarkan”.

  4. Mendaftarkan Pasien Baru / Lama BPJS dengan Bridging PCare BPJS
    1. Masuk ke menu Admisi > Front Office > Pendaftaran Rawat Jalan
    2. Pilih pasien dengan klik segitiga terbalik  ( ⮟ ) pada kolom "Cari Data Pasien Anda" kemudian pilih BPJS.


    3. Cari data pasien berdasarkan Nomor Kartu BPJS, Nomor Induk Kependudukan, Nomor Rujukan, atau nomor SEP
      Akan muncul form seperti berikut setelah user memilih data pasien BPJS

    4. Tekan Enter pada keyboard dan tunggu beberapa saat, kemudian Anda akan masuk ke form Pendaftaran PCare. Selanjutnya lengkapi data yang ada di form tersebut lalu klik Simpan Pendaftaran PCare. Anda dapat memilih settingan BPJS berdasarkan “P-care” atau “Vclaim” pada Setting Pengaturan Awal Faskes.


      Untuk pasien Prolanis dan PRB akan otomatis terisi sesuai data yang tercatat pada master pasien BPJS. Jika sudah terisi silakan tekan "Pendaftaraan P-Care"

    5. Jika pasien tidak terdaftar pada faskes Anda, maka akan muncul notifikasi bahwa pasien tidak terdaftar di faskes. Klik tombol "Ya" untuk melanjutkan pendaftaran pasien.

    6. Selanjutnya akan muncul form polis data pasien, jika data sudah sesuai, klik Simpan.

    7. Selanjutnya Anda akan diarahkan ke form pendaftaran pasien seperti berikut.


    8. Pilih dokter yang menangani sesuai jadwal yang tersedia.
    9. Pastikan data yang terisi sudah sesuai, lalu klik tombol "Daftarkan".


  5. Verifikasi Pasien Baru / Lama Melalui List Booking
    Anda juga dapat memverifikasi pasien yang melakukan pendaftaran melalui proses booking online. Anda dapat mengikuti langkah berikut untuk melakukan proses ini,
    1. Pada menu Pendaftaran Rawat Jalan klik List Pasien Booking,


    2. Setelah itu sistem akan menampilkan pop up yang berisi list pasien booking. Dimana list pasien yang muncul adalah pasien yang telah melakukan proses booking dari fitur Booking Online.

    3. Anda dapat memverifikasi pasien dengan cara memilih pasien yang muncul pada list atau mencari kode booking kemudian klik tombol Pilih.


    4. Pada fitur ini Anda juga dapat memverifikasi pasien kontrol ulang yang sudah melakukan Check In di aplikasi Mobile JKN. Pasien yang sudah melakukan Check In di aplikasi Mobile JKN akan memiliki penanda berwarna ungu seperti gambar dibawah.



    5. Pada fitur ini Anda juga dapat mengintegrasikan pendaftaran pasien yang melalui booking online dengan BPJS agar mendapatkan taks id BPJS, dengan cara pilih pasien yang akan di integrasikan kemudian klik tombol "Tambah Antrean JKN".

    6. Pada fitur ini Anda juga dapat membuat draft SEP Pasien yang akan berkunjung ke Faskes di hari barikutnya. Jika pasien sudah dibuatkan draft SEP maka data pasien tersebut akan memiliki penanda berwarna Hijau.
    7. Selanjutnya Anda bisa melanjutkan proses pendaftaran seperti pada point A untuk pasien umum maupun perusahaan, point C untuk pasien BPJS V-Claim dan point D untuk pasien BPJS P-Care.

  6. Memverifikasi Pasien dari E-Kios
    Anda dapat memverifikasi pasien yang melakukan pendaftaran melalui E-Kios dengan cara sebagai berikut,
    1. Pada menu Pendaftaran Rawat Jalan klik tombol "List Verifikasi Pasien",

    2. Setelah itu sistem akan menampilkan pop up yang berisi list pasien yang dapat di verifikasi. Dimana list pasien yang muncul adalah pasien yang telah melakukan proses pendaftaran melalui E-Kios.


    3. Kemudian Anda bisa memverifikasi pasien dengan melakukan klik dua kali pada salah satu list data pasien.

    4. Selanjutnya akan muncul form pendaftaran pasien seperti gambar di bawah ini dan lanjutkan untuk mendaftarkan pasien tersebut ke poli yang dituju.


    5. Jika data sudah selesai diinputkan, Anda bisa klik tombol "Daftarkan".


  7. Verifikasi Pasien Kontrol Ulang Melalui List Pasien Kontrol Ulang
    Anda dapat memverifikasi pasien yang melakukan pendaftaran melalui proses kontrol ulang. Anda dapat mengikuti langkah berikut untuk melakukan proses ini,
    1. Pada menu Pendaftaran Rawat Jalan klik List Pasien Kontrol Ulang.

    2. Setelah itu sistem akan menampilkan pop up yang berisi list pasien yang telah dipulangkan sebagai pasien kontrol ulang dari pelayanan dan dapat di verifikasi dan dilanjutkan prosesnya ke pendaftaran.
    3. Kemudian Anda bisa memverifikasi pasien dengan melakukan klik dua kali pada salah satu list data pasien. Selanjutnya Anda bisa melanjutkan proses pendaftaran seperti pada point A untuk pasien umum maupun perusahaan dan point C untuk pasien BPJS V-Claim.

  8. Membatalkan Data Pendaftaran Pasien
    Proses pembatalan data pasien saat ini dapat dilakukan pada saat status pelayanan pasien "Daftar" dan "Dilayani". Untuk melakukan proses pembatalan Anda dapat mengikuti langkah - langkah berikut,
    1. Pilih data pasien yang akan dibatalkan dan klik tombol "x" yang berwarna merah.


    2. Untuk pasien dengan status "Dilayani" mohon dipastikan pada menu Tiakan Rawat Jalan untuk data billing (tindakan, BHP, resep dan penunjang) sudah dihapus. Karena jika tidak hapus akan muncul notif seperti berikut,


      Jika Anda mengklik tombol "OK" pada notifikasi yang muncul, sistem akan menampilkan layar dalam bentuk popup yang berisi informasi data yang harus dihapus terlebih dahulu.


    3. Jika saat proses pembatalan data muncul notif "User tidak memiliki otorisasi" maka silahkan dikonfirmasikan kepada pihak PIC/Penanggungjawab Faskes untuk mengecek hak akses otorisasi di menu Akun Operator. Jika muncul form authorisasi seperti dibawah ini, masukan username dan pasword untuk authorisasi dan klik submit.


    4. Muncul notifikasi apakah user yakin untuk menghapus data, klik “Ya” apabila yakin untuk daftar pasien dihapus.

    5. Lalu masukkan alasan pembatalan pendaftaran
    6. Pada list data pasien pendaftaran, list pasien yang telah dibatalkan pendaftarannya akan berubah warna menjadi abu - abu.


  9. Membuat dan Mencetak Form General Consent
    General consent merupakan formulir persetujuan umum yang diajukan kepada pasien atau keluarga sebelum menerima pelayanan di rumah sakit. Berikut cara membuat dan mencetak General Consent,
    1. Pilih atau klik salah satu data pendaftaran pasien yang akan dibuatkan form General Consent.
    2. Kemudian pada bagian detail Data Pasien pilih dan klik tombol "General Consent",
    3. Setelah itu sistem akan menampilkan formulir dalam bentuk Pop Up, selanjutnya Anda dapat mengisikan data yang diperlukan dalam formulir seperti data wali dan saksi.

      Pada data wali dan saksi Anda dapat menambahkan tanda tangan elektronik dengan klik tombol dengan icon "Pena" dan Anda juga menambahkan data wali dengan klik tombol dengan icon "      +".
    4. Jika data sudah selesai diinputkan maka Anda dapat klik tombol "Lihat Form General Consent" untuk melihat data yang di inputkan sudah sesuai atau belum dan klik tombol "Simpan & Cetak" untuk menyimpan data, mengirim ke server kemenkes dan mencetak general consent.

      Berikut tampilan saat klik lihat form general consent dan cetakan form general consent,





CATATAN:
  1. Pastikan saat proses pengisian, isi terlebih dahulu kolom-kolom yang memiliki tanda bintang merah.
  2. Pasien yang sudah didaftarkan bisa dilayani di menu Tindakan Rawat Jalan.
  3. Form Polis Pasien akan otomatis terisi jika data asuransi pasien sudah ada di menu Asuransi Pasien.
  4. [BPJS] Untuk pasien dengan rujukan, faskes rujukan akan otomatis terisi dan data yang terambil didapatkan data dari web service BPJS. Dengan syarat sudah dilakukan mapping di menu Faskes dan sudah Bridging BPJS.
  5. Proses Bridging BPJS bisa dilakukan di menu Pengaturan Awal BPJS.
  6. Format Cetakan Form General Consent bisa disesuaikan di menu Setting > Rekam Medis > Master Berkas EMR.

Terimakasih telah membaca artikel kami, jika ada yang kurang jelas maka Anda dapat menghubungi customer service kami sesuai SLA.

    • Related Articles

    • Menu Pembatalan Rawat Jalan

      Apply To : Trustmedis Suite, Trustmedis Clinic Pada menu Pembatalan Rawat Jalan ini Anda dapat dengan mudah melakukan proses batal pulang dari pasien rawat jalan yang sudah dipulangkan. Anda dapat melakukan batal pulang dengan cara sebagai berikut, ...

    • Menu Pendaftaran Rawat Inap

      Apply To : Trustmedis Suite, Trustmedis Beauty Pada menu Pendaftaran Rawat Inap, Anda bisa dengan mudah mendaftarkan pasien yang belum memiliki nomor rekam medis, ataupun yang sudah memiliki nomor rekam medis. Mendaftarkan Pasien Baru NON BPJS ...

    • Menu Tindakan Rawat Jalan

      Apply To : All Product Setelah pasien Anda daftarkan di menu Pendaftaran Rawat Jalan atau melalui pendaftaran Mobile JKN, EKios, dan Kontrol Ulang dengan pengaturan otomatis pendaftaran yang telah diatur pada menu Pengaturan Awal, Anda bisa ...

    • Menu Pelayanan Rawat Jalan

      Apply To : Trustmedis Suite, Trustmedis Clinic Menu Pelayanan Rawat Jalan ini digunakan untuk melihat laporan pelayanan rawat jalan yang didapat oleh pasien. Anda dapat mengakses menu ini melalui modul Dashboard. Berikut langkah-langkah menarik data ...

    • Menu Pelayanan Askep RJ

      Apply To : Trustmedis Clinic, Trustmedis Suite Menu Pelayanan Askep RJ ini digunakan untuk menginputkan atau mencatat data asuhan yang diberikan kepada pasien oleh perawat faskes selama pelayanan. Asuhan keperawatan dapat digunakan untuk pasien yang ...