Menu Surat Pesanan Obat dan Alkes

Apply To : Trustmedis Pharmacy, Trustmedis Beauty, Trustmedis Clinic, Trustmedis Suite

Menu Surat Pesanan Obat dan Alkes dapat digunakan untuk membuat surat pesanan secara langsung maupun menarik data secara otomatis dari Rencana Pengadaan Obat dan Alkes. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui dan melakukan export data stok obat dan alkes yang akan habis. Anda dapat membuat data transaksi surat pesanan dengan mengikuti langkah- langkah berikut,

1. Menambahkan Data Transaksi Surat Pesanan Dari Rencana Pengadaan
   Berikut cara menambahkan data transaksi surat pesanan yang berasal dari rencana pengadaan obat dan alkes.
1. Masuk ke menu Purchasing > Pembelian Medis > Surat Pesanan Obat dan Alkes. Kemudian klik tombol "Lihat Rencana Pengadaan".
   
2. Pilih data rencana pengadaan obat dan alkes yang akan diproses dengan menchecklist pada kotak disebelah kiri unit pengusul.
   
   Namun, jika rencana pengadaan obat dan alkes belum dipilih data suppliernya, maka Anda akan diarahkan untuk memilih supplier terlebih dahulu.
   
3. Setelah memilih data supplier, maka data transaksi rencana pengadaan obat dan alkes akan berubah menjadi data transaksi surat pesanan obat dan alkes dengan status "DRAFT". Anda dapat melakukan edit data terlebih dahulu jika masih ada data yang ingin Anda koreksi atau Anda dapat langsung memproses data transaksi menjadi surat pesanan dengan status "PESAN" dengan klik tombol "Proses".
   
4. Saat akan mengubah status data transaksi dari "DRAFT" menjadi "PESAN" mohon pastikan data yang bersifat mandatory sudah diisi dan sudah sesuai. Kemudian pastikan juga jumlah obat yang akan dipesan beserta harganya sudah sesuai. Selanjutnya pilih radio button ke status "PESAN" lalu klik tombol pesan atau Anda dapat memilih tombol "Simpan & Kirim Email" jika ingin surat pesanan otomatis terkirim ke pihak supplier.
   
5. Data surat pesanan yang sudah dibuat akan berubah menjadi "PESAN" pada grid informasi terdata dan Anda sudah dapat melakukan proses Terima Barang Farmasi jika barang yang Anda Pesan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah bisa diterima oleh pihak Faskes.
   
   
   
2. Cara Menambahkan Data Transaksi Surat Pesanan Secara Langsung
   Berikut cara menambahkan data transaksi surat pesanan secara langsung,
1. Masuk ke menu Purchasing > Pembelian Medis > Surat Pesanan Obat dan Alkes, kemudian klik tombol "Tambah".
   
2. Isikan data sesuai dengan field yang disediakan dan pastikan field isian yang bersifat mandatory sudah terisi.
   
3. Pada saat mengisikan data jumlah stok obat yang akan dipesan, jika muncul handle "jumlah melebihi batas maksimum stok" maka Anda dapat menggunakan setting stok minimum dan maksimum obat yang dapat disimpan pada suatu unit di menu Kendali Stok Obat dan Alkes.
   
   Jika Anda sudah mengatur nilai diskon/potongan pembelian obat pada menu Master Supplier maka pada saat Anda menambahkan nama obat kolom diskon/potongan akan otomatis terisi sesuai diskon pada master supplier.
   
4. Pada proses penambahan data obat berikut Anda dapat menggunakan fitur Tarik Data, dimana fitur berikut akan menampilkan secara otomatis data estimasi jumlah penggunaan obat yang akan dipesan menggunakan acuan jumlah penjualan dan periode penjualan. Sehingga Anda dapat menentukan berapa jumlah pembelian suatu obat yang sekiranya akan dilakukan. Namun sebelum menggunakan fitur berikut mohon pastikan nama obat yang akan dipesan sudah dimapping pada menu Master Supplier.
   
   Dimana jika Anda klik Generate, maka data-data pada kolom berikut akan otomatis terisi seperti berikut,
   
   Berikut penjelasan dari kolom - kolom yang perlu diketahui dan diingat:
1. Sisa Stok
   Kolom yang menampilkan sisa stok obat saat ini.
2. Jml Gen Asli
   Kolom untuk menampilkan nilai rata-rata jumlah penjualan stok obat sesuai nilai hari dan periode yang diinputkan pada form penarikan data. Data pada kolom ini memiliki rumus sebagai berikut,
   Rumus kolom Jumlah Gen Asli = (Stok Yang Terjual/Jumlah hari dalam periode bulan) *Nilai Hari.
3. Jml Generate
   Kolom untuk menampilkan nilai jumlah estimasi obat yang dapat dipesan untuk memenuhi kebutuhan rata-rata stok yang dijual pada kolom gen asli. Data pada kolom ini memiliki rumus sebagai berikut,
   Rumus kolom Jumlah Generate = Jumlah Generat Asli - Jumlah Stok Saat ini.
4. Jml Satuan
   Kolom untuk menampilkan nilai jumlah yang dapat dipesan sesuai opsi satuan yang dipilih dan akan otomatis dikonversikan sesuai nilai satuannya "Ya".
5. Selanjutnya silahkan jumlah obat yang akan dipesan dan jika data yang Anda isikan sudah sesuai maka klik tombol simpan, dan data surat pesanan akan tersimpan dengan status DRAFT.
   
6. Anda dapat melakukan edit data terlebih dahulu jika masih ada data yang ingin Anda koreksi atau Anda dapat langsung memproses data transaksi menjadi surat pesanan dengan status "PESAN" dengan klik tombol proses.
   
7. Saat akan mengubah status data transaksi dari "DRAFT" menjadi "PESAN" mohon pastikan data sudah sesuai. Kemudian pilih radio button ke status "PESAN" lalu klik tombol pesan atau Anda dapat memilih tombol "Simpan & Kirim Email" jika ingin surat pesanan otomatis terkirim ke pihak supplier.
   
8. Data surat pesanan yang sudah dibuat akan berubah menjadi PESAN pada grid informasi terdata dan Anda sudah dapat melakukan proses Terima Barang Farmasi jika barang yang Anda Pesan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah bisa diterima oleh pihak Faskes.
   
   
3. Cara Melihat dan Export Data Stok Obat Yang Akan Habis
   Berikut cara melihat dan export data stok obat yang akan habis,
1. Masuk ke menu Purchasing > Pembelian Medis > Surat Pesanan Obat dan Alkes.
   
2. Pilih tombol Data Stok Akan Habis dan akan tampil window yang menginformasikan daftar data obat beserta keterangan stok obat yang tersedia, stok obat yang sedang dalam perjalanan (PO) serta stok minimum dan stok maksimal yang boleh disimpan pada suatu unit.
   
3. Terdapat fitur pencarian data obat yang dapat membantu Anda untuk mencari data stok yang ingin dilihat berdasarkan unit dan nama obat.
   
4. Jika Anda ingin mencetak stok data obat yang akan habis maka Anda dapat klik tombol cetak dan jika Anda ingin melakukan export data maka klik tombol Export Excel.
   
1. Berikut cetakan dari data obat dan alkes yang akan habis
   
2. Berikut bentuk excel dari data obat dan alkes yang akan habis
   
   
   
4. Daftar Cetakan Yang Tersedia Pada Menu Surat Pesanan Obat dan Alkes
   
1. Cetakan Surat Pesanan
   Terdapat 3 template cetakan surat pesanan obat dan alkes yang dapat Anda gunakan, yaitu sebagai berikut,
1. Cetakan Dengan Harga
   Cetakan dengan harga adalah tampilan cetakan surat pesanan yang berisi harga dan jumlah obat yang dipesan beserta dengan data detail suppliernya.
   
2. Cetakan Dengan Harga Versi 2
   Cetakan dengan harga versi 2 adalah tampilan cetakan surat pesanan yang berisi harga dan jumlah obat yang dipesan beserta dengan data detail suppliernya namun dengan versi terupdate (versi 2).
   
3. Cetakan Tanpa Harga
   Cetakan tanpa harga adalah tampilan cetakan surat pesanan yang jumlah obat yang dipesan beserta dengan data detail suppliernya namun tidak ada informasi harga obat yang dipesan.
   
2. Cetakan Surat Pengantar
   Selain cetakan surat pesanan obat dan alkes, terdapat fitur cetakan surat pengantar yang dapat Anda gunakan sebagai pengantar untuk melakukan proses pemesanan kepada pihak supplier yaitu surat pengantar psikotropika, narkotika, obat tertentu, prekursor dan reguler.
   

CATATAN:

1. Jika user yang digunakan untuk login tidak dapat melihat data transaksi surat pesanan obat dan alkes atau tidak dapat melihat tombol proses mohon cek terlebih dahulu unit kerja user apakah sudah diberikan akses ke unit kerja Gudang Farmasi pada menu Akun Operator. Selain itu mohon cek apakah data user sudah ditambahkan sebagai penanggungjawab pada menu Master Depo dan Unit.
   
2. Setting PPN akan otomatis mengikuti setting PPN supplier yang kondisi PKP/NON PKP nya sudah disetting pada menu Master Supplier. Proses cetak dan export data stok akan habis hanya dibatasi 10.000 data oleh sistem, sehingga dapat dicetak per unit terlebih dahulu untuk meminimalisir waktu proses cetak yang lama.

Terimakasih telah membaca artikel kami, jika ada yang kurang jelas maka Anda dapat menghubungi customer service kami sesuai SLA.

• Related Articles

• Menu Laporan Surat Pesanan Obat dan Alkes

  Apply To : Trustmedis Pharmacy, Trustmedis Beauty, Trustmedis Clinic, Trustmedis Suite Menu Laporan Surat Pesanan Obat dan Alkes menampilkan data surat pemesanan obat dan Alkes yang telah ditambahkan sebelumnya pada Menu Surat Pesanan Obat dan Alkes. ...

• Menu Master Obat dan Alkes

  Apply To : Trustmedis Pharmacy, Trustmedis Beauty, Trustmedis Clinic, Trustmedis Suite Menu Master Obat dan Alkes digunakan untuk menambahkan data obat dan alkes baru yang belum tercatat secara sistem, Anda dapat mengikuti langkah - langkah sebagai ...

• Menu Rencana Pengadaan Obat dan Alkes

  Apply To : Trustmedis Pharmacy, Trustmedis Beauty, Trustmedis Clinic, Trustmedis Suite Menu ini digunakan untuk melakukan perencanaan pembelian obat dan alkes di fasilitas kesehatan Anda. Anda dapat membuat data transaksi rencana pengadaan obat dan ...

• Menu Retur Obat dan Alkes

  Apply To : Trustmedis Pharmacy, Trustmedis Beauty, Trustmedis Clinic, Trustmedis Suite Menu Retur Obat dan Alkes dapat digunakan untuk melakukan proses retur pada suplier obat dan alkes. Anda dapat melakukan proses retur obat dan alkes dengan ...

• Menu Pelunasan Hutang Obat dan Alkes

  Apply to: All Products Menu Pelunasan Hutang Obat dan Alkes digunakan untuk proses pencatatan data pelunasan terkait data Hutang yang dibuat pada menu Pesanan Hutang Obat dan Alkes. Untuk melakukan proses pelunasan hutang, Anda dapat mengikuti ...