Apply To : Trustmedis Pharmacy, Trustmedis Beauty, Trustmedis Clinic, Trustmedis Suite

Selain itu, Anda juga dapat mengetahui dan melakukan export data stok obat dan alkes yang akan habis. Untuk membuat data transaksi surat pesanan obat dan alkes, Anda dapat mengikuti langkah -langkah sebagai berikut :

A. Cara Menambahkan Data Transaksi Surat Pesanan Yang Berasal Dari Rencana Pengadaan Obat dan Alkes

1. Masuk ke menu Purchasing > Pembelian Medis > Surat Pesanan Obat dan Alkes.
2. Pilih tombol Lihat Rencana Pengadaan.
   
   
3. Pilih data rencana pengadaan obat dan alkes yang akan diproses dengan menchecklist pada kotak disebelah kiri unit pengusul. Namun, jika rencana pengadaan obat dan alkes belum dipilih data suppliernya, maka Anda akan diarahkan untuk memilih supplier terlebih dahulu.
   
   
   
4. Setelah memilih data supplier, maka data transaksi rencana pengadaan obat dan alkes akan berubah menjadi data transaksi surat pesanan obat dan alkes dengan status DRAFT. Anda dapat melakukan edit data terlebih dahulu jika masih ada data yang ingin Anda koreksi atau Anda dapat langsung memproses data transaksi menjadi surat pesanan dengan status PESAN dengan klik tombol proses.
   
   
5. Saat akan mengubah status data transaksi dari DRAFT menjadi PESAN mohon pastikan data yang bersifat mandatory sudah diisi dan sudah sesuai. Kemudian pastikan juga jumlah obat yang akan dipesan beserta harganya sudah sesuai. Selanjutnya pilih radio button ke status PESAN lalu klik tombol pesan atau Anda dapat memilih tombol simpan & kirim email jika ingin surat pesanan otomatis terkirim ke pihak supplier.
   
   
6. Data surat pesanan yang sudah dibuat akan berubah menjadi PESAN pada grid informasi terdata dan Anda sudah dapat melakukan proses Terima Barang Farmasi jika barang yang Anda Pesan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah bisa diterima oleh pihak Faskes.
   
   
   
   

B. Cara Menambahkan Data Transaksi Surat Pesanan Secara Langsung

1. Masuk ke menu Purchasing > Pembelian Medis > Surat Pesanan Obat dan Alkes.
2. Pilih tombol Tambah.
3. Isikan data sesuai dengan field yang disediakan dan pastikan field isian yang bersifat mandatory  sudah terisi. Pada saat mengisikan data jumlah stok obat yang akan dipesan, jika muncul handle "jumlah melebihi batas maksimum stok" maka Anda dapat mengecekan setting stok minimum dan maksimum obat yang dapat disimpan pada suatu unit di menu Kendali Stok Obat dan Alkes.
   
   Jika data yang Anda isikan sudah sesuai maka klik tombol simpan, dan data surat pesanan akan tersimpan dengan status DRAFT.
   
   
   
4. Anda dapat melakukan edit data terlebih dahulu jika masih ada data yang ingin Anda koreksi atau Anda dapat langsung memproses data transaksi menjadi surat pesanan dengan status PESAN dengan klik tombol proses.
5. Saat akan mengubah status data transaksi dari DRAFT menjadi PESAN mohon pastikan data sudah sesuai. Kemudian pilih radio button ke status PESAN lalu klik tombol pesan atau Anda dapat memilih tombol simpan & kirim email jika ingin surat pesanan otomatis terkirim ke pihak supplier.
6. Data surat pesanan yang sudah dibuat akan berubah menjadi PESAN pada grid informasi terdata dan Anda sudah dapat melakukan proses Terima Barang Farmasi jika barang yang Anda Pesan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah bisa diterima oleh pihak Faskes.
   
   

C. Cara Melihat dan Export Data Stok Obat Yang Akan Habis 

1. Masuk ke menu Purchasing > Pembelian Medis > Surat Pesanan Obat dan Alkes.
2. Pilih tombol Data Stok Akan Habis dan akan tampil window yang menginformasikan daftar data obat beserta keterangan stok obat yang tersedia, stok obat yang sedang dalam perjalanan (PO) serta stok minimum dan stok maksimal yang boleh disimpan pada suatu unit.
   
   
3. Terdapat fitur pencarian data obat yang dapat membantu Anda untuk mencari data stok yang ingin dilihat berdasarkan unit dan nama obat. 
4. Jika Anda ingin mencetak stok data obat yang akan habis maka Anda dapat klik tombol cetak dan jika Anda ingin melakukan export data maka klik tombol Export Excel.
   
   
   
   
   
   

D. Daftar Cetakan Yang Tersedia Pada Menu Surat Pesanan Obat dan Alkes

1. Cetakan Surat Pesanan
   Terdapat 3 template cetakan surat pesanan obat dan alkes yang dapat Anda gunakan, yaitu sebagai berikut :
   
   a.) Cetakan Dengan Harga 
   Cetakan dengan harga adalah tampilan cetakan surat pesanan yang berisi harga dan jumlah obat yang dipesan beserta dengan data detail suppliernya.
   
   
   
   b.) Cetakan Dengan Harga Versi 2
   Cetakan dengan harga versi 2 adalah tampilan cetakan surat pesanan yang berisi harga dan jumlah obat yang dipesan beserta dengan data detail suppliernya namun dengan versi terupdate (versi 2).
   
   
   
   c.) Cetakan Tanpa Harga
   Cetakan tanpa harga adalah tampilan cetakan surat pesanan yang  jumlah obat yang dipesan beserta dengan data detail suppliernya namun tidak ada informasi harga obat yang dipesan.
   
   
2. Cetakan Surat Pengantar
   Selain cetakan surat pesanan obat dan alkes, terdapat fitur cetakan surat pengantar yang dapat Anda gunakan sebagai pengantar untuk melakukan proses pemesanan kepada pihak supplier yaitu surat pengantar psikotropika, narkotika, obat tertentu, prekusor dan reguler. 
   
   

CATATAN : 

• Jika user yang digunakan untuk login tidak dapat melihat data transaksi surat pesanan obat dan alkes atau tidak dapat melihat tombol proses mohon cek terlebih dahulu unit kerja user apakah sudah diberikan akses ke unit kerja Gudang Farmasi pada menu Akun Operator. Selain itu mohon cek apakah data user sudah ditambahkan sebagai penanggungjawab pada menu Master Depo dan Unit. 
• Setting PPN akan otomatis mengikuti setting PPN supplier yang kondisi PKP/NON PKP nya sudah disetting pada menu Master Rekanan.
• Proses cetak dan export data stok akan habis hanya dibatasi 10.000 data oleh sistem, sehingga dapat dicetak per unit terlebih dahulu untuk meminimalisir waktu proses cetak yang lama.

Terimakasih telah membaca artikel kami, jika ada yang kurang jelas maka Anda dapat menghubungi customer service kami sesuai SLA.